PROCEDURA DE EVALUARE ȘI SELECȚIE A PROIECTELOR

depuse spre finanțare în cadrul

Strategiei de Dezvoltare Locală a Teritoriului GAL Podișul Mediașului

2014 – 2020

Articolul 1

Dispoziții generale

Procedura de selecție nediscriminatorie și transparentă a proiectelor a fost stabilită în Strategia de Dezvoltare Locală a Teritoriului Podișul Mediașului, și aprobată de Autoritatea de Management prin selecția acestei strategii.

Articolul 2

Definiții

  • Apel de selecție – document care cuprinde informații referitoare la condițiile depunerii și selectării proiectelor (durata sesiunii de finanțare, criteria de eligibilitate a proiectului, a beneficiarului, criteria de selecție);
  • Beneficiar – entități publice sau private care preiau responsabilitatea realizării unui proiect
  • GALPM – Grupul de Acţiune Locală Podișul Mediașului
  • SDL – Strategia de Dezvoltare Locală al Microregiunii Podișului Mediașului, document ce a stat la baza procesului de selecţie al GAL
  • CSP – Comitet de Selecție a Proiectelor
  • CC – Comisia de Solutionare a Contestaților
  • DGDR – Direcţia Generală Dezvoltare Rurală
  • AFIR – Agenţia pentru Finanțarea Investițiilor Rurale
  • OJFIR – Oficiul Judeţean pentru Finanțarea Investițiilor Rurale
  • CRFIR – Centrul Regional pentru Finanțarea Investițiilor Rurale
  • Secretariat GALPM – ….
  • Compartiment Tehnic GALPM – echipa de verificare a Proiectelor
  • Măsură – măsură de finanțare ce se regăsesc în SDL
  • Sesiune de finanțare – perioada calendaristică în cadrul căreia GAL poate primi proiecte din partea potenţialilor beneficiari
  • Sesiune de selecţie – reprezintă lucrările Comitetului de selecţie a proiectelor şi ale Comisiei de contestaţii, concretizate în Raportul de Selecţie şi Raportul de Contestaţii.

Articolul 3

Lansarea sesiunii de finanțare

  1. GALPM va elabora un calendar estimativ al lansării măsurilor prevăzute în SDL, pentru fiecare an calendaristic.
  2. Președintele GALPM propune spre avizare Consiliului Director calendarul de lansare a sesiunilor de depunere a proiectelor şi alocarea totală pentru fiecare măsură în parte.
  3. Calendarul de lansare poate fi modificat prin decizia Consiliul Director, cu cel puțin 5 zile înaintea începerii sesiunii, putând fi devansate sesiunile și modificate alocările aferente acestora.
  4. Promovarea calendarului se va face în conformitate cu prevederile Ghidului Solicitantului pentru Măsura 19.2.
  5. Sesiunea de finanțare se lansează cu hotărâre prealabilă a Consiliului Director al GALPM.
  6. Perioada de desfăşurare a sesiunii de depunere a proiectelor poate fi prelungită la solicitarea Președintelul GAL, prin hotărârea Consiliului Director.
  7. O sesiune de finanțare poate fi amânată sau anulată doar înainte de data stabilită pentru lansarea acesteia, la propunerea motivată a Președintelui GALPM, precum şi la solicitarea motivată a DGDR-AM.
  8. Consiliul Director al GALPM avizează apelul de selecție.
  9. Data publicării apelului de selecție este considerată data de începere a sesiunii de finanțare.
  10. Apelul de selecţie se lansează cu minim 30 de zile calendaristice înainte de data limită de depunere a proiectelor.
  11. Apelul de selecție se poate lansa cu minimum 10 zile calendaristice înainte de data limită de depunere a proiectelor la GALPM, numai în situația în care acest apel de selecție va conține toate prevederile și informațiile care au făcut obiectul ultimului apel de selecție pe măsura respectivă, inclusive punctajele pentru criteriile de selecție cu excepția alocării financiare.
  12. Pentru elaborarea documentelor legate de organizarea sesiunilor de finanțare, precum și pentru promovarea eficientă a sesiunilor de finanțare deschise de GALPM, se vor respecta procedurile descrise în ghidul măsurii 19.2.

Articolul 4

Depunerea și înregistrarea cererii de finanțare la Secretariatul GALPM

  1. Ghidul solicitantului, care stă la baza completării Cererii de finanţare este disponibil în mod gratuit la biroul GALPM din localitatea Ațel, nr. 76 sau, în variant electronică, pe site-ul galpm.ro.
  2. Solicitantul trebuie să depună la sediul GAL PM, Comuna Ațel, nr 76., în condițiile și la termenele specificate în apelul de selecție, Cererea de Finanţare, cu toate anexele completate.
  3. Dosarul se va depune în 2 exemplare (1 original şi 1 copie), împreună cu formatul electronic (CD cu dosarul Cererii de Finanţare scanat si Cererea de Finanţare în format editabil – 2 bucati) şi documentele originale (pentru care a atasat copii în dosarul original).
  4. Exemplarele vor fi marcate clar, pe coperta, în partea superioara dreapta, cu „ORIGINAL”, respectiv „COPIE 1”,
  5. Solicitantul se va asigura că rămâne în posesia unui exemplar complet al Dosarului cererii de finanțare, în afara celor 2 exemplare depuse la GALPM.
  6. Dosarele Cererilor de Finanţare sunt depuse personal de către responsabilul legal, aşa cum este precizat în formularul Cererii de Finanţare, sau de către un împuternicit al responsabilului legal, prin procura legalizată, în original.
  7. La înregistrare proiectului, secretariatul GALPM va elibera un număr de intrare proiectului depus și o adeverință care atestă înregistrarea proiectului. Adeverința va cuprinde următoarele informații: beneficiar, titlu proiect, măsură de finanțare în care se încadrează proiectul, valoare nerambursabilă a proiectului, valoarea totală a proiectului.
  8. Compartimentul tehnic al GALPM asigură suportul necesar solicitanților pentru completarea cererilor de finanțare, privind aspectele de conformitate pe care aceștia trebuie să le îndeplinească.
  9. Responsabilitatea completării cererii de finanțare în conformitate cu Ghidul de finanțare aparține solicitantului.

 

Articolul 5

Desfășurarea procesului de evaluare a proiectelor depuse

  1. GALPM va asigura transparența procesului de evaluare a proiectelor depuse.
  2. Procesul de evaluare va avea la bază criteriile de eligibilitate stabilite prin SDL, pentru fiecare măsură de finanțare în parte.
  3. Evaluarea proiectelor din punct de vedere tehnic se realizează de către experţii evaluatori din cadrul Compartimentului tehnic al GALPM, cu respectarea principiului celor 4 ochi.
  • Verificarea conformității
  1. Verificarea conformităţii Cererii de Finanţare şi a anexelor acesteia se realizează pe baza „Fişei de Verificare a Conformităţii”, elaborată de GALPM.
  2. Se va verifica dacă:
  • cererea de Finanțare este corect completată;
  • este prezentată atât în format tipărit, cât şi în format electronic;
  • anexele tehnice şi administrative cerute sunt prezente, precum şi valabilitatea acestora (dacă este cazul).
  1. În cazul în care expertul verificator descoperă o eroare de formă, proiectul nu este considerat neconform.

Erorile de formă sunt erorile făcute de către solicitant în completarea Cererii de Finanţare care sunt descoperite de experţii verificatori ai GAL Podișul Mediașului, dar care, cu ocazia verificării conformităţii, pot fi corectate de către aceştia din urmă pe baza unor dovezi/ informaţii prezentate explicit în documentele anexate Cererii de Finanţare.

În cazul în care constată erori de formă (de ex.: omisiuni privind bifarea anumitor casete – inclusiv din cererea de finanțare, semnării anumitor pagini, atașării unor documente obligatorii specifice proiectului propus sau prezentarea unor documente neconforme, care nu respectă formatul standard), expertul GALPM poate solicita documente sau informații suplimentare, către solicitant, în funcție de natura informațiilor solicitate. Dacă în urma solicitării informațiilor suplimentare, solicitantul trebuie să prezinte documente emise de alte instituții, aceste documente trebuie să fie emise la o dată anterioară depunerii cererii de finanțare la GAL.

Solicitantul este invitat să revină la sediul GAL Podișul Mediașului după evaluarea conformităţii pentru a fi înştiinţat dacă Cererea de Finanţare este conformă sau, în caz contrar, i se explică cauzele neconformităţii.

Solicitantul are obligaţia de a lua la cunoştinţă prin semnatură fişa de verificare a conformităţii. În cazul în care solictantul nu doreşte să semneze de luare la cunoştinţă, expertul va consemna acest fapt pe fişa de verificare a conformităţii prin menţiuniea “Solicitatul refuză să semneze”

  1. După verificare conformității cerereii de finanțare pot exista două variante:
  • cererea de Finanţare este declarată conformă, caz în care se va trece la următoarea etapă de verificare;
  • cererea de Finanţare este declarată neconformă, caz în care un exemplar al cererii de finanțare (originalul) vor fi restituite solicitanților, pe baza unui proces-verbal de restituire, încheiat în 2 exemplare, semnat de ambele părți.
  1. Cererile de Finanţare declarate neconforme pot fi corectate/completate și redepuse de către solicitanți în cadrul aceleiași sesiuni de finanțare – dacă sesiunea mai este deschisă – sau în cadrul următoarei sesiuni de finanțare lansate de GALPM pentru aceeași măsură.
  2. Aceeaşi Cerere de Finanţare poate fi declarată neconformă de maximum două ori în cadrul unei sesiuni de primirea a proiectelor.
  3. Solicitantul care a renunţat, în cursul procesului de evaluare, la o Cerere de Finanţare conformă, nu o mai poate redepune în aceeaşi sesiune de depunere a proiectelor de investiţii.
  4. Rezultatul etapei de verificare a conformității este completarea Fişei de verificare a conformității.
  • Verificarea eligibilității tehnice și financiare
  1. Verificarea eligibilității se realizează pe baza „Fişei de verificare a criteriilor de eligibilitate”, elaborată de GALPM.
  2. Verificarea eligibilităţii tehnice și financiare constă în:
  • verificarea eligibilităţii solicitantului;
  • verificarea criteriilor de eligibilitate descrise in Fişa Măsurii din SDL;
  • verificarea criterilor generale de eligibilitate prevazute in Manualul de procedură pentru implementarea sub-măsurii 19.2
  • verificarea planului de afaceri/studiului de fezabilitate și a tuturor documentelor anexate.
  1. În situaţia în care sunt criterii de eligibilitate care necesită lămuriri suplimentare expertul întocmeşte o Fişă de solicitare a informaţiilor suplimentare, în care se solicită documentele suplimentare şi care se va transmite la solicitant.
  2. Solicitantul trebuie să trimită prin poştă informaţiile cerute în termen de 5 zile lucrătoare de la data primirii fişei sau să le predea experţilor tehnici
  3. Solicitarea informaţiilor suplimentare se va face în următoarele cazuri:
  • documentaţia tehnico-economică (Studiul de Fezabilitate/Documentația de Avizare pentru Lucrări de Intervenţii) conţine informaţii insuficiente pentru clarificarea unui criteriu de eligibilitate, sau există informaţii contradictorii în interiorul ei ori faţă de cele menţionate în Cererea de Finanţare.
  • în caz de suspiciune privitoare la amplasamentul investiţiei, se poate solicita extras de Carte funciară şi în situaţiile în care nu este obligatorie depunerea acestui document
  • în cazul în care avizele, acordurile, autorizaţiile au fost eliberate de către autorităţile emitente într-o formă care nu respectă protocoalele încheiate între AFIR și instituţiile respective
  • în cazul în care în bugetul indicativ (inclusiv devizele financiare şi devizele pe obiect) există diferenţe de calcul sau încadrarea categoriilor de cheltuieli eligibile/neeligibile nu este facută corect.
  1. După verificare pot exista două variante:
  • Cererea de Finanţare este declarată eligibilă, caz în care se va trece la următoarea etapă de verificare;
  • Cererea de Finanţare este declarată neeligibilă, caz în care un exemplar al Cererii de finanțare (originalul) va fi restituit solicitanților, pe baza unui proces-verbal de restituire, încheiat în 2 exemplare, semnat de ambele părți.

Al doilea exemplar (copie) al Cererilor de finanțare declarate neeligibile va rămâne la GALPM, pentru eventuale verificări ulterioare (Audit, DCA, Curtea de Conturi, comisari europeni, eventuale contestații etc.).

  1. Cererile de Finanţare declarate neeligibilă pot fi corectate/completate și redepuse de către solicitant în cadrul următoarei sesiuni de finanțare lansate de GALPM pentru aceeași măsură.
  2. Rezultatul verificării este completarea Fişei de verificare a criteriilor de eligibilitate, rezumând verificarea efectuată de expert. Bifele din Fişa de verificare se fac pe baza verificării documentare.

Articolul 6

Selecția proiectelor

 

  1. GALPM va asigura transparența procesului de selecție a proiectelor depuse.
  2. Selecția se realizează pe baza Fișei de Verificare a Criteriilor de Selecție, elaborată de GALPM.
  3. Se vor respecta criteriile formulate în SDL, respectiv punctajele validate de AG pentru fiecare criteriu în parte și pragul minim de punctaj care trebuie îndeplinit de un proiect pentru a putea fi selectat. Punctajele minime admise la finanțare diferă în funcție de măsura de finanțare accesată. Punctajul minim necesar pe care un proiect trebuie să îl întrunească pentru a putea fi selectat se poate consulta în fișele de selecție ale măsurilor lansate de GALPM.
  4. Toate proiectele declarate eligibile în etapa precedenta vor intra în procesul de selecție.
  5. Comitetul de Selecție este organul cu responsabilitate în procesul de selecție a proiectelor. Comitetul de Selecție va fi asistat de personalul tehnic – Secretariatul GALPM.
  6. Activitatea Comitetului de Selecție este reglementată de Regulamentul de Funcționare a Comitetului de Selecție a Proiectelor și a Comisiei de Contestații.
  7. Echipa tehnică din cadrul GALPM va puncta fiecare proiect, conform criteriilor de selecție prestabilite, prezentate și explicate în apelul de selecție.
  8. În urma procesului de acordare a punctajului, echipa GALPM va elabora un document draft al fișelor de selecție, care vor conține punctajul aferent fiecărui criteriu, precum și punctajul total al proiectului.
  9. Comitetului de Selecție va fi convocat conform procedurii descrise în Regulamentul de Funcționare al Comitetului de Selecție și a Comisiei de Contestații.
  10. Comitetul de Selecție, având ca document de lucru fișele propuse de departamentul tehnic, va stabili și valida varianta finală a fișei de selecție.
  11. Comitetul de Selecția va întocmi, în cadrul aceleiași ședințe de lucru, un Raport Intermediar de Activitate, care va conține lista proiectelor selectate, în ordinea descrescătoare a punctajului obținut.
  12. Raportul intermediar de selecție va fi publicat pe site-ul galpm.ro în termen de maxium 45 de zile de la închiderea sesiunii de selectie.
  13. Raportul Final de Selecție

 

Rezultatele procesului de selecție se consemnează în Raportul final de selecție, semnat și aprobat de către toți membrii prezenți, specificându-se apartenența la mediul public sau privat, după caz.

Raportul de Selecție va fi semnat de membri titulari/supleanți prezenți la ședință.

Raportul de Selecție va prezenta semnătura reprezentantului CDRJ care participă la ședință în calitate de observator.

Raportul de Selecție va fi datat și avizat de Președintele GAL sau de alt membru mandatat de Consiliul Director, printr-o hotârâre a acestui organ.

Raportul de Selecție intermediar conține proiectele selectate înainte de depunerea contestațiilor.

Raportul de Selecție final conține lista finală a proiectele selectate după soluționarea contestațiilor.

 

  1. Componența Comitetului de Selecție a proiectelor:

Comitetul de Selecţie a Proiectelor va fi format din reprezentanţi ai partenerilor Grupului de Acţiune Locală, propuşi și votați de către Adunarea Generală pentru o perioada de 4 ani.

Pentru transparenţa procesului de selecţie a proiectelor şi pentru efectuarea activităţilor de control şi monitorizare, la ședințele Comitetului va lua parte şi un reprezentant al Ministerului Agriculturii şi Dezvoltării Rurale de la nivel judeţean din cadrul Compartimentului de Dezvoltare Rurală Judeţean. Componenţa Comitetului de Selecţie este diferită de cea a Comisiei de Contestaţii.

CSP va avea 7 membri titulari şi 7 membri supleanţi; pentru fiecare membru în parte este nominalizat un membru supleant. Comitetul va avea un Președinte ales din rândul membrilor titulari.

Cei 7 membri vor face parte din următoarele categorii: 2 reprezentanţi ai administraţiei publice, 3 reprezentanți ai sectorului privat, 2 reprezentanți ai societății civile.

  1. Obligațiile Comitetului de Selecție a proiectelor:

Preşedintele, membrii şi secretarul Comitetului de Selecţie au următoarele obligaţii:

  1. de a respecta întocmai regulile stabilite în cadrul prezentului Regulament;
  2. de a consulta procedura de selecţie întocmită în conformitate cu măsurile şi mecanismul de implementare stabilite în cadrul strategiei;
  3. de a respecta confidenţialitatea lucrărilor şi imparţialitatea în adoptarea deciziilor;
  4. de a selecta proiectele ce vor fi finanţate pe baza criteriilor şi punctajelor obţinute pe parcursul evaluării;
  5. de a semna rapoartele de selecție;
  6. de a se implica direct în promovarea programului de finanţare către potenţialii beneficiari.

Luarea deciziilor- pentru validarea deciziilor în Comitetul de Selecţie se aplică regula dublului cvorum şi anume:

  • este necesară prezenţa a cel puţin 50% din membrii comitetului de selecţie,
  • din care peste 50% să fie mediul privat (societate civilă şi mediul de afaceri).

Cvorumul este verificat de către Preşedintele CS, în deschiderea acesteia.

Decizia cu privire la finanţarea proiectelor se ia prin consens sau vot cu majoritate simplă (50% plus unu dintre membrii prezenţi). În condiţiile în care unul sau mai mulţi membri solicită votul secret, se poate trece la vot secret.

Pentru transparența procesului de selecție și pentru efectuarea activităților de control și monitorizare, la ședințe va lua parte un reprezentant al MADR de la nivel județean, din cadrul CDRJ.

  1. Componența Comisiei de Soluționare a Contestațiilor

Comisia de Solutionare a Contestaţilor este alcătuită din 3 membri titulari și 3 membri supleanți; pentru fiecare membru în parte este nominalizat un membru supleant. Comisia va avea un Președinte și 2 membri, președintele fiind ales din rândul membrilor titulari.

Cei 3 membri vor face parte din următoarele categorii: 1 reprezentant al administraţiei publice, 1 reprezentant ai sectorului privat, 1 reprezentant ai societății civile

În cadrul lucrărilor Comisiei de Solutionare a Contestaţilor pot participa si reprezentanţi ai DGDR judeţean.

  1. Obligațiile Comisiei de Soluționare a Contestațiilor

Preşedintele și membrii Comisiei de Solutionare a Contestaților, în îndeplinirea atribuţiilor ce le revin ca urmare a prezentului Regulament, au următoarele obligaţii:

  1. de a respecta Regulamentul de Organizare şi Funcţionare a Comitetului de Selecţie a proiectelor şi a Comisiei de Contestaţii
  2. de a soluţiona contestaţiilor aplicanţilor cu privire la punctarea proiectelor depuse;
  3. de a întocmi procesul verbal de analiză a contestaţiilor;
  4. de a transmite rezultatele analizei contestaţiilor către solicitanții care au depus contestații;
  5. de a transmite rezultatele analizei contestaţiilor către Comitetul de Selecție.

Luarea deciziilor- pentru validarea deciziilor în Comisia de Solutionare Contestaților se aplică regula dublului cvorum şi anume:

  • este necesară prezenţa a cel puţin 50% din membrii Comisiei,
  • din care peste 50% să fie mediul privat (societate civilă şi mediul de afaceri).

Cvorumul este verificat de către Preşedinte, în deschiderea acesteia.

Decizia se ia prin vot cu majoritate simplă (50% plus unu dintre membrii prezenţi).

În condiţiile în care unul sau mai mulţi membri solicită votul secret, se poate trece la vot secret.

Articolul 7

Desfăşurarea procedurii de soluţionare a contestaţiilor cu privire la rezultatul evaluării proiectelor

  1. Comisia de Solutionare a Contestaților este organul cu responsabilitate în procesul de soluționare a contestațiilor. Comisia de Contestații va fi asistată de personalul tehnic – Secretariatul GALPM
  2. Contestaţiile pot fi depuse începând din momentul publicării Raportului Intermediar de selecţie pe site-ul GALPM.
  3. Comisia de Contestaţii întocmeşte un Raport de contestaţii, pentru fiecare măsură în parte, care va cuprinde rezultatul contestaţiilor.

Articolul 8

Depunerea contestațiilor

Solicitanţii, după consultarea Raportului Intermediar de Selecţie au posibilitatea de a depune contestaţii.

Contestațiile pot fi depuse în termen de maxim 5 zile lucrătoare de la primirea notificării sau în maxim 8 zile lucrătoare de la publicarea pe website-ul GALPM a Raportului de Selecție Intermediar.

Termenul de instrumentare a contestaţiilor depuse este de maxim 5 zile lucrătoare de la expirarea termenului de depunere a contestaţiilor, şi poate fi prelungit cu încă maximum 5 zile lucrătoare, dacă Comisia de Soluționare a Contestațiilor analizează contestaţii depuse pe două sau pe mai multe măsuri sau dacă numărul de contestaţii depuse pe o măsură este mare.

Raportul de soluționare a contestațiilor va fi publicat pe www.galpm.ro

După încheierea acestei etape, GAL PM va publica Raportul final de selecție pe pagina web proprie www.galpm.ro și îl va afișa la sediul GALPM.

Articolul 9

Verificarea respectării prevederilor procedurii de selecţie şi de soluţionare a Contestaţiilor

Dacă pe parcursul desfăşurării procesului de evaluare şi selecţie, precum şi de soluţionare a contestaţiilor se constată greşeli de orice natură, DGDR-AM PNDR şi APDRP pot cerceta cauzele producerii acestora, de a identifica persoanele culpabile şi de a dispune măsurile corespunzătoare.

Articolul 9

Prevederi finale

Prezentul regulament se aplică pentru proiectele depuse spre finanțare la GALPM, în intervalul 2016-2020